Berikut penjelasan tentang gambaran umum alur software  hotel yang kami jelaskan berdasarkan peran perdepartment :

FRONT OFFICE

Modul Front office berfungsi untuk mengelola semua transaksi yang berhubungan dengan tamu, seperti booking, checkin, penambahan extrabed, penambahan kamar dengan satu nomor bill, perpindahan kamar, deposit dengan cash, credit card, bank transfer,  transaksi restaurant dan laundry yang pembayarannya disatukan kebilling tamu, dll.

HOUSEKEEPING

Housekeeping berfungsi untuk mencatat transaksi – transaksi yang berhubungan dengan hotel dan tamu.

Berikut beberapa peran housekeeping :

Melakukan pergantian status kamar dari check/out ke clear up.

Melakukan pergantian status kamar dari clearup/ ke vacant inspected

Melakukan pergantian status kamar dari status occupied ke makeup room jika ada tamu yang meminta housekeeping untuk membersihkan kamar tamu.

Mencatat semua pemakaian barang pada saat membersihkan kamar.

Mencatat barang – barang yang diganti dan terpakai pada minibar.

Mencatat pemakaian extrabed.

Mencatat lose and found jika ada barang yang hilang atau ditemukan disekitar hotel.

Mencatat barang kadaluarsa/rusak.

Membuat permintaan ke Engeneering jika ada kerusakan atau perbaikan yang terjadi disekitar kamar dan ruangan housekeeping.

Membuat permintaan stok barang

Membuat transaksi pemakaian barang.

Dll.

RESTAURANT

Melakukan transaksi penjualan, baik dari tamu hotel ataupun tamu yang bukan tamu hotel.

Mencatat transaksi pembayaran langsung, transaksi yang pembayarannya disatukan kebilling kamar, transaksi compliment dan hutang tamu.

Menginput transaksi pemakaian barang.

Melakukan permintaan stok barang ke department purchasing.

Dll.

LAUNDRY

Berikut peran laundry pada modul laundry :

Melakukan transaksi jasa laundry baik transaksi dari kamar tamu ataupun transaksi luar.

Mencatat pembayaran tamu baik pembayaran cash, credit card dan pembayaran yang disatukan kebilling kamar tamu.

Mencatat stok barang.

Mengatur tarif dan jenis jasa laundry.

Melakukan transaksi pemakaian barang.

Melakukan permintaan stok barang ke departemen purchasing.

Dll.

ENGENEERING

Peran Engeneering pada modul Engeneering meliputi :

Mencatat semua pemakaian peralatan dan mencatat pemakaian barang sewaktu melakukan perbaikan, baik perbaikan fasilitas kamar ataupun peralatan dan perlengkapan hotel.

Membuat jadwal kerja untuk departemen teknisi.

Melakukan permintaan stok ke departemen purchasing.

Dll.

KITCHEN

Mencatat stok barang tersedia, seperti sayuran, daging, rempah, serta peralatan dan perlengkapan lainnya.

Melakukan transaksi pemakaian peralatan dan perlengkapan departemen kitchen

Melakukan permintaan stok barang ke departemen purchasing

Mencatat stok kritis.

PURCHASING

Mencatat stok barang.

Melakukan transfer barang ke setiap department

Melakukan transfer stok ke setiap department yang melakukan permintaan stok barang

Melakukan transaksi pembelian

Mencatat transaksi pemakaian departemen purchasing.

INTERNAR CONTROL

Melakukan koreksi jika ada kesalahan input dari setiap department.

Mencatat aktivitas user

Mengontrol semua alur laporan

Dll.

SPA

Mencatat stok perlengkapan dan peralatan spa.

Melakukan transaksi jasa spa, baik untuk tamu hotel maupun tamu luar.

Mencatat transaksi pembayaran tamu, baik pembayaran cash, credit card dan pembayaran yang sistemnya disatukan kedalam billing kamar (khusus tamu hotel).

ACCOUNTING.

Mencatat data perlengkapan dan perlatan kebutuhan departemen akunting.

Melakukan transaksi pengeluaran hotel  seperti pembayaran telephone, listrik, hutang piutang, pembayaran air dll.

Mengontrol cash hotel, baik cash ditangan ataupun yang berada dibank.

Membuat transaksi permitaan stok barang ke departemen purchasing.

Melakukan transaksi pemakaian peralatan dan perlengkapan departemen akunting.

Mencatat transaksi pengeluaran untuk pembelian peralatan dan perlengkapan setiap departemen.

Mengontrol laporan pendapatan restaurant, laundry, front office, spa dan karaoke.